Lexique logistique événementiel.

Inscription en ligne préalable des invités. Permet badges pré-imprimés et flux d'arrivée fluide.

Logiciel SaaS dédié : Eventbrite, Cvent, Splash. Gère invitations et présences.

Plateforme grand public d'inscription. Standard pour conférences ouvertes.

Plateforme corporate premium. Gestion d'événements complexes multi-sites.

Plateforme événementielle moderne. Design soigné, intégrations marketing.

Fichier centralisé des invités confirmés. Met à jour en temps réel.

Identification individuelle. Pré-imprimés ou imprimés sur place. Souvent QR code.

Code 2D scannable. Standard pour check-in rapide.

Appareil de lecture des QR codes badges. Met à jour la base présence en direct.

Tablette dédiée à l'accueil. Application connectée à la plateforme inscriptions.

Comptoir d'accueil principal. Premier contact invité, distribution badges.

Accueil dédié aux invités VIP. Différencié pour confort et discrétion.

Accueil presse dédié. Distribution dossier presse, accréditations.

Package complet : communiqué, photos HD, biographies. Remis aux journalistes.

Document détaillant les horaires et contenus. Imprimé ou numérique selon usage.

App mobile dédiée. Programme, plan, networking, notifications push.

Organisation des rencontres entre invités. Format dédié ou intégré aux pauses.

Sessions de rencontres rapides chronométrées. Format efficace court.

Salon réservé aux invités prioritaires. Catering différencié, calme.

Vestiaire pour manteaux et bagages. Standard galas et événements hivernaux.

Synonyme de cloakroom. Service de garde des affaires.

Service de garage des véhicules par personnel dédié. Premium pour galas.

Navette dédiée entre points stratégiques (gare, hôtel, lieu).

Mini-bus 8-9 places. Format VIP entre points proches.

Voiture chauffeur Mercedes Class S ou équivalent. Standard transferts dirigeants.

Train Grande Vitesse français. Standard transports inter-villes en France.

Aéroport principal de la région lyonnaise. Hub international.

Aéroport binational France-Suisse. Hub majeur Europe centrale.

Réservation groupée chambres hôtel. Tarif négocié, bloc nominatif.

Liste détaillée des attributions chambres par nom. Transmise à l'hôtel.

Arrivée et enregistrement à l'hôtel. Standard 15h00.

Départ de l'hôtel. Standard 12h00.

Sac de bienvenue déposé en chambre. Programme, cadeaux, info pratique.

Service de conciergerie événementielle. Hub central pour requêtes invités.

Identification non-falsifiable. Tissu, plastique, NFC. Standard accès zones.

Tour de cou pour badge. Personnalisable au sponsor événement.

Petit badge épinglé. Identification discrète VIP ou speakers.

Sac de cadeaux remis aux invités. Contenu selon enjeu et budget.

Sac en toile réutilisable. Standard remplacement plastiques jetables.

Petit cadeau remis à l'arrivée. Symbolique, qualité maîtrisée.

Cadeau remis en sortie. Souvent plus mémorable que celui d'accueil.

Tracking individuel des présences en sessions. Permet reporting précis.

Capacité maximale par zone (atelier, salle, espace). Géré dynamiquement.

Espace privatif pour les intervenants : préparation, attente, repas. À équiper en miroirs, water et catering selon le besoin.

Zone derrière la scène et hors public : régie, loges, stockage matériel, circulation prestataires.

Repas et boissons pour l'équipe technique tout au long de la journée. Distinct du catering invités.

Transport du matériel de production. Camions à dimensionner selon le volume, accès quai à vérifier sur le lieu.

Réservation groupée de chambres pour les invités venus de loin. À négocier 4 à 6 mois en amont.

Déplacement organisé entre points (gare → lieu, hôtel → soirée). Bus, navettes, taxis VIP.

Liste de présence des invités à l'arrivée. Plateforme dédiée, scan QR ou signature papier selon l'enjeu.

Tableau attribuant chaque tâche à un membre d'équipe.

Document opérationnel jour J. Liste détaillée actions par horaire.

Visite préalable du lieu. Photos, mesures, contraintes identifiées.

Visite reconnaissance d'un lieu potentiel. Synonyme site visit.

Plan général d'un site : bâtiments, accès, parking, flux.

Distribution des places parking selon catégories invités.

Zone de réception camions. Critique pour montage/démontage.

Entrée matériel séparée du public. Standard ERP.

Entrée principale invités. Distinguée de l'entrée matériel.

Entrée dédiée équipe technique et staff.

Protocole d'accueil dédié aux invités VIP.

Chauffeur personnel pour un VIP. Standard top management.

Autorisation à présenter pour accéder au parking.

Liste détaillée matériel transporté. Pour douanes ou expédition.

Document douanier pour matériel temporaire à l'étranger.

Dédouanement matériel. Critique en événements internationaux.

Camion 38 tonnes standard tournées et grandes productions.

Plateau élévateur d'un camion. Facilite chargement.

Chariot manuel pour manutention. Essentiel sur sites sans transpalette.

Outil de manutention pour palettes lourdes.

Véhicule de manutention. CACES obligatoire.

Palette standard européenne 80x120cm. Standard transport.

Sangles bloquant matériel sur palette ou camion. Sécurité transport.

Filet retenant le chargement dans un camion.

Couverture épaisse protégeant matériel pendant transport.

Document opérationnel détaillé du déroulé événement.

Calendrier complet pré-prod, prod, post-prod.

Convocation détaillée du jour. Heure, lieu, contacts.

Plan B selon météo. Critique en extérieur.

Plan en cas de pluie. Tente de secours, déplacement intérieur.

Plan canicule : eau, ombre, climatisation, abandons.

Plan grand froid : chauffage, blankets, abris.

Ordre stratégique de chargement camion. Le 1er chargé sera le dernier déchargé.

Inventaire détaillé matériel emballé.

Flux sortants vers événement.

Flux retour après événement. Souvent aussi coûteux que l'aller.

Quai de chargement. Hauteur standard pour camions.

Itinéraire chariot élévateur sécurisé.

Spec puissance électrique nécessaire. Calculée par poste.

Groupe électrogène. Standard extérieur ou backup.

Groupe insonorisé. Pour proximité public.

Combinaison batteries + générateur. Réduit bruit et émissions.

Vol avec correspondance. Risque retard supplémentaire.

Vol direct sans escale. Standard VIP.

Vol affrété privé. Standard groupes nombreux.

Autocar grand tourisme 50+ places. Standard transferts groupes.

Berline allongée. Standard mariages et galas premium.

Transfert ultra-rapide. Standard top management ou affichage prestige.

Mode de transport doux pour staff sur site. Émergent.

Navette zéro émission. Standard événements éco-responsables.

Information aux chauffeurs : accès, horaires, contacts.

Plan circulation véhicules sur site.

Zone de dépose passagers. Différente du parking.

Zone de récupération passagers. Souvent identique drop-off.

Distribution des places selon catégorie.

Places réservées aux invités prioritaires.

Places dédiées journalistes.

Places techniciens. Souvent éloigné public.

Service taxi dédié. Soit réservé à l'avance.

Service VTC corporate. Standard transferts événementiels.

Bus loué pour l'événement uniquement.

Bus naviguant en boucle. Plus économique.

Trajet planifié. Avec horaires et arrêts.

Arrêt récurrent toutes les 15-30min.

Dernier kilomètre. Souvent critique pour confort.

Mode urbain rapide. Émergent pour staff.

Vélo capable de transporter charges. Solution urbaine.

Livraison rapide en ville. Pour matériel oublié ou urgent.

Livraison express, souvent même jour.

Livraison synchronisée à l'usage. Réduit stockage.